部门预算职责

遗产书院部门/单位职员的持续预算责任

持续预算责任

熟悉遗产学院和大学有关财务的政策和程序
- 传统书院政策
- 资料、表格等. 在遗产学院金融服务办公室网站
- newbb电子平台与财务问题有关的政策
- 资料、表格、手册、政策/程序等. at 俄亥俄州财政部门网站
- 大学要求使用首选供应商. 视图供应商名单.
预算监察系统
- 每个单位必须每月监控其预算，以确保单位预算和交易的准确性. 每月的报告可以在OBI上找到的.
- 外部比林斯
大学财经通讯
- 财务相关政策和程序的更新由俄亥俄州财务副总裁办公室通过“业务问题.“你们单位有责任了解并遵循这一信息.
- 工商论坛由财务及行政部门主办，每两个月举行一次，分享各校园合作伙伴正在进行和完成的工作, 包括伙伴团体, 工作组和咨询小组. 这些论坛提供了一个分享信息的机会，并加强了与在大学有业务和财务责任的员工的沟通. 更多信息可以在这里找到.
存款
- 确保处理押金的程序已就位，并按照发票上的说明执行遗产学院财务会计存款手续表.
- 经遗产学院财务总监批准的书面部门存款程序应记录在案.
BobcatBUY
- BobcatBUY是newbb电子平台用于自动化电子采购和支付的newbb电子程序，以最大限度地节省开支并提高生产力. 来自该系统的数据可以用于协商折扣和减少p卡购买的数量. 大学为用户分配角色，以控制所请求项目的工作流. 这使得规划单位和财务部门能够监测资金的使用情况. 以下是培训注册和参考指南，以及访问信息.
购货卡(P-Card)
- 的购货卡(P-Card) 是newbb电子平台发行的信用卡，授予大学员工个人小额美元的购买力吗. p卡允许持卡人将与工作相关的费用直接记入相应的大学账户. p卡只能发给大学员工，并且只能用于商业目的.
- 原始收据应按照部门记录保存时间表保存.
同意
- 同意是所有大学旅行和费用报告处理的第三方软件newbb电子程序. 您可以通过财经首页.
- 应该更新同意上的p卡交易, 至少每周查看和批准一次，但必须在发布后28天内或旅行返回后28天内提交.
- 所有员工的旅行都要预定，相关费用要通过同意系统报销.
- 应该为所有同意用户/审批人准备一个备份计划.
- 确保p卡交易收费的帐号正确无误.
- 在将文档扫描到同意之前, 确保删除任何敏感数据，如信用卡号码, 社会安全号码, 等.
旅游和娱乐
- 熟悉所有商务差旅、招待费和伙食费的政策和程序.
邮件卡收费
- 确保正确的操作或拨款帐户在邮件卡上收费. 看到俄亥俄州网站上的邮件收费表格.
对象代码
- 确保正确使用目标代码. 会计部门和价值的完整清单
部门/单位必须保留所有文件的副本
- 发出任何类型交易文件的部门/单位(例如.g.，直接付款，申请单，差旅费用报告，转账，存款文件等.)必须备存支持文件/证据的副本, 无论是扫描到Concur或BobcatBUY还是以硬拷贝形式提交. 部门档案仅供参考和查询之用.
- 遗产学院财务办公室保留通过其办公室处理的所有文件的副本. 本年度和前两年的文件就地保存. 俄亥俄州财务办公室副总裁维护所有财务报告和文件的官方文件.
记录保留
- 每个单位都应该有一个正式的记录保存计划(所有记录，而不仅仅是财务记录).
- 检查俄亥俄州档案保留政策
- 联系大学档案管理员和档案管理员，为你所在地区创建一个档案保留时间表.